Untuk mencapai keberhasilan misi, JPC UB mengembangkan struktur organisasi yang terdiri dari Ketua, Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian, Kepala Unit JPC, dan Kepala Unit Tracer study, dan staf. Tim JPC UB terdiri dari 5 orang pimpinan dan  6 orang staf.

Sesuai struktur  organisasi JPC UB menetapkan tugas  pokok  dan  fungsi masing-masing personil sebagai berikut:

Ketua JPC dan Tracer Study

1)      Menjadi Top Management bagi implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di JPC UB.

2)      Melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh setiap koordinator bidang JPC UB.

3)      Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas JPC UB dan melaporkannya kepada Rektor.

Kepala Unit JPC

  1. Menjadi Kepala Unit bagi implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di JPC UB.
  2. Mewakili  Melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap
  3. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas JPC UB dan melaporkannya kepada Ketua JPC dan Tracer Study.

 

Kepala Bagian JPC

Menyusun rencana program, membagi tugas kepada semua unit, memberi petunjuk pelaksanaan didasarkan pada peraturan perundangan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas JPC, serta melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan kegiatan di JPC.

Uraian Tugas:

  • Mengatur dan malaksanakan administrasi kegiatan untuk melaksanakan program JPC
  • Mengatur dan menginventarisasi kegiatan-kegiatan JPC
  • Membuatkan konsep surat untuk pimpinan baik internal maupun eksternal
  • Memeriksa kebenaran proses pelaksanakan kegiatan di semua unit
  • Menyusun rencana program pengenalan dan sosialisasi baik secara internal dan eksternal
  • Menyusun Standard Operational Procedure (SOP) untuk semua unit di JPC
  • Implementasi/melaksanakan program-program sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan
  • Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi terhadap pelaksanaan program dan kegiatan
  • Menyusun dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan program/kegiatan
  • Memberikan masukan untuk pengembangan dan penyempurnaan Sistem dan pengembangan IT
  • Memberikan penilaian terhadap kinerja terhadap staf yang menjadi tanggungjawabnya, yang dituangkan dalam DP3 tiap-tiap akhir tahun
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
  • Mendampingi dan menggantikan tugas Ketua JPC dan Tracer Study sebagai Top Management bilamana sedang berhalangan atau sedang ada tugas lain di luar kota.
  • Bertanggungjawab kepada ketua JPC dan Tracer Study.

Kepala Sub Bagian JPC

Membantu menyusun rencana program, membagi tugas kepada semua unit, memberi petunjuk pelaksanaan didasarkan pada peraturan perundangan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas JPC, serta melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan kegiatan di JPC

Uraian Tugas:

  • Mengatur dan malaksanakan administrasi kegiatan JPC
  • Mengatur dan menginventarisasi kegiatan-kegiatan JPC
  • Membuatkan konsep surat untuk pimpinan
  • Memeriksa kebenaran proses pelaksanakan kegiatan di semua unit
  • Membantu Menyusun rencana program pengenalan dan sosialisasi baik secara internal dan eksternal
  • Membantu pimpinan untuk menyusun Standard Operational Prosedure (SOP) untuk semua unit
  • Implementasi/melaksanakan program-program sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan
  • Mengkoordinir pembuatan bank data serta manajemen penyimpanan data
  • Membantu pimpinan untuk melaksanakan Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan program
  • Menyusun dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan program/kegiatan kepada pimpinan
  • Melaksanakan kegiatan lain yang diberikan oleh pimpinan

Unit Kerjasama dan Pengembangan JPC

Melayani dan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan kerjasama internal dan eksternal dalam kaitanya pengumpulan informasi secara berkesinambungan dan terencana yang membantu mahasiswa dan alumni memasuki dunia kerja.

Uraian Tugas

  • Melayani dan membantu perusahaan yang ingin menjalin kerjasama dengan JPC melalui Web ,surat dan tatap muka.
  • Menyiapkan, mempromosikan dan membawa liflet JPC, Universitas Brawijaya (UB) dan draft kerjasama antara JPC dengan perusahaan atau pihak yang akan diajak kerjasama
  • Mencari informasi dan profil perusahaan /pihak tertentu dari internet, IKA-UB, Fakultas/Jurusan-UB ,media dan lain2, sebelum melakukan pendekatan dalam rangka kerjasama dalam hal perekrutan alumnus atau mahasiswa UB.
  • Mengentri data alamat dan profil perusahaan/fakultas Universitas Brawijaya/pihak lain yang menjalin kerjasama dengan JPC dalam database.
  • Menindaklanjuti dengan membalas surat permintaan kerjasama dari perusahaan dimana agar perusahaan mengisi form pendaftaran menjadi anggota JPC baik di web atau dikirim melalui surat/email/faks.
  • Melaksanakan penggalangan kerjasama baik secara langsung (tatap muka atau kunjungan, telpon) maupun tidak langsung (surat, faks, email , quisioner, penyebaran pamflet).
  • Mengatur pertemuan/kunjungan ke pihak yang diajak kerjasama dimulai dari mengirim surat pemberitahuan kedatangan JPC /menelpon  untuk janji bertemu kapan dan dimana tempat pertemuannya serta menyampaikan maksud kedatangan dan menyiapkan dokumen yang diperlukan dalam pertemuan tersebut.
  • Membantu pimpinan dalam membuat / melaksanakan MOU dengan perusahaan dan membantu proses kerjasamanya tidak dalam hal informasi lowongan kerja/kegiatan perekrutan namun berkelanjutan sampai tingkat Universitas Brawijaya dimana terjadi kerjasama antara JPC, perusahaan dan Fakultas/lembaga Universitas Brawijaya.
  • Membantu membuat SOP sesuai divisi dan tugas masing-masing
  • Membuat laporan kegiatan secara periodik kepada pimpinan
  • Membantu memberikan masukan untuk pengembangan system dan pengembangan IT
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan

Unit Rekrutmen

Melayani dan melaksanakan kegiatan berkaitan dengan formasi lowongan kerja dan rekruitmen kampus, bursa kerja (Job Fair) bagi mahasiswa dan alumni.

Uraian Tugas

  • Menggandakan dan Menyebarluaskan informasi lowongan pekerjaan kepada  mahasiswa dan alumni.
  • Menyiapkan formulir untuk melaksanakan pendaftaran calon peserta rekerutmen kampus.
  • Melakukan pendaftaran calon peserta rekrutmen kampus, menghimpun/kolekting surat lamaran.
  • Melakukan pemanggilan terhadap calon peserta rekrutmen kampus.
  • Menginformasikan /mengirimkan surat lamaran yang telah kumpulkan kepada Perusahaan/DUDI.
  • Membantu mencari dan mengatur ruangan guna pelaksanaan rekrutmen kampus.
    • Membantu pelaksanaan rekrutmen kampus.
    • Membantu menyebarluaskan informasi tentang hasil rekrutmen kampus.
    • Membuat evaluasi dan monitoring rekrutmen kampus.
    • Membantu membuat SOP sesuai unit dan tugas masing-masing
    • Membuat laporan secara periodik tentang pelaksanaan rekrutmen kampus.
    • Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Unit Pelatihan dan Konsultasi

Melayani dan melaksanakan kegiatan berkaitan dengan pelatihan, workshop, dan seminar bagi mahasiswa dan alumni, serta melayani konsultasi dan memberi bimbingan kepada mahasiswa dan alumni untuk pengembangan karir.

Uraian Tugas

  • Merencanakan tema, judul, syarat peserta, waktu pelaksanaan serta bentuk kegiatan pelatihan.
  • Mencari, menghubungi, dan mengadakan kesepakatan dengan pemateri.
  • Menyiapkan tempat dan peralatan kegiatan pelatihan.
  • Mempublikasikan kegiatan pelatihan (melalui website, pengumuman, spanduk).
  • Membuka pendaftaran dan mendaftar peserta, serta menentukan harga tiket pendaftaran kegiatan pelatihan.
  • Menyiapkan segala kebutuhan berkaitan dengan kegiatan pelatihan.
  • Mengecek dan mengkonfirmasi pemateri, ruang, peralatan, dan pengisi acara.
  • Melaksanakan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan pelatihan (menyiapkan kuitansi, membuat daftar hadir peserta, membuat daftar hadir panitia, dan merekap data keuangan pelatihan).
  • Mendokumentasikan kegiatan.
  • Membuat laporan hasil kegiatan pelatihan.
  • Melayani konsultasi  bagi mahasiswa dan alumni.
  • Memberikan segala pengarahan yang berkaitan dengan JPC.
  • Membantu memberikan masukan terhadap pengembangan IT di JPC.
  • Membantu memberikan pengarahan tentang pelatihan.
  • Membantu membuat SOP sesuai divisi dan tugas masing-masing
  • Membuat laporan kegiatan secara periodik kepada pimpinan
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan